Как уберечь свой бизнес от красивых презентаций?
26.02.09 Как правило, цели презентации системы — получить представление, вникнуть в суть системы и узнать насколько она подходит под решение конкретных задач автоматизации бизнеса. Поговорим о том, что можно ожидать от презентации и как не попасться на уловки вендора?
Обычно презентация системы (КИС/ERP/MRP/CRM) проходит после первоначального отбора списка систем по знаниям, полученным о них из рекламных материалов поставщика решения, из Интернет-сайтов, на форумах,а также по слухам и отзывам знакомых партнеров по бизнесу, уже прошедших этап выбора системы. Классификация критериев выбора КИС описана, к примеру, здесь:
12news.ru/doc405.html
Презентация систем автоматизации возможна на форуме, семинаре, конференции и непосредственно у клиента.
Для кого проводятся презентации систем управления?
Директора
Топ-менеджеры
ИТ-специалисты
Внешние консультанты
Директора — самый легко убеждаемый слушатель,- они мало вникают в автоматизацию бизнес-процессов предприятия, так как сами мало к ним относятся, и полагаются в основном на крутость системы и специалистов, освещающих на такой презентации поверхностно любой вопрос.
Топ-менеджеры — этой категории обычно рассказывается, что в системе все же есть одна кнопка, которая сразу решит все проблемы на предприятии.
ИТ-специалисты — самый трудно убеждаемый слушатель, а если в команде еще и специалисты по системам автоматизации, то шквал вопросов и выяснение подробностей вендору обеспечены.
Внешние консультанты — опытные специалисты знают с чего начинать спрашивать и на что обращать внимание.
Ваша подготовка
Желательно чтобы к презентации вы уже обладали данными о выделяемом бюджете на закупку ПО и внедрение его в вашей компании. Будьте готовы, после презентации – он увеличится ровно вдвое.
Если ваша компания не работает в нефтяной отрасли, не банк, и не крупнейший холдинг, то выделенного бюджета может оказаться недостаточно на полноценное внедрение и ваша компания будет удостоена коробочного внедрения. Для поставщика решений вы “малоинтересный клиент”.
Попробуйте обратиться к партнерам вендора, а еще лучше - к партнерам-разработчикам – у них не такая громоздкая организационная структура, а значит, время реакции на ваши вопросы и проблемы будет минимальное, за минимальную стоимость и более качественный сервис. Специалисты фирм партнеров обычно с широкими знаниями: совмещают в себе знания по бухгалтерскому учету, логистике, производству, CRM… Они увидят ситуацию по учету в вашей компании комплексно и масштабно.
Будьте готовы к тому, что сложность современной ERP системы не позволит в течение короткого времени осветить всю необходимую вашему предприятию функциональность, поэтому желательно сначала определиться с наиболее ответственными для вас участками бизнеса и попросить презентаторов детально раскрыть именно их.
Также получите отзыв тех, кто уже внедряет данную систему на предприятии с похожими бизнес-процессами, чтобы узнать узкие места и выяснить о них на презентации.
Плохо если вы решили подойти к выбору на основе популярности или моды на систему,- в этом случае любая презентация заканчивается показательным списком ваших конкурентов якобы уже успешно внедривших и получивших от этого отдачу,а также беспочвенным повышением стоимости проекта в случае вашего сомнения. Учтите, что у вендоров обычно есть образцовые клиенты, и они, как правило, заинтересованы материально показать систему с лучшей стороны.
Как готовится презентация
Презентация обычно делается бесплатно для руководства, топов или ИТ-специалистов, потому что главная ее цель - в перспективе склонить заказчика к покупке системы.
На презентацию специалисты поставщика разучивают “красивые” слова и готовят показательный пример. Для значительного уменьшения всяческих затрат обычно это базовая конфигурация. Она маскируется, ввиду отсутствия конкретных знаний по текущему бизнесу клиента, под отраслевое или специфичное решение с помощью простых способов:
- корректировка основных каталогов под отраслевые названия;
- смена названий в некоторых ключевых интерфейсах;
- приведение успешных примеров отраслевого внедрения.
Кроме того, вы можете и не увидеть работу системы как таковой, поскольку это порою технически невозможно. Cкорее всего, это будет простой презентационный ролик, скрупулезно выверенный маркетологами поставщика.
И что мы видим?
Необходимо знать, что многое из показанного на презентации в виде красивых картинок, как правило, плохо реализовано или вообще подразумевает ручной ввод: введешь данные – получишь график, OLAP куб, SWOT-анализ, Perceptual map, BCG-матрицу, STEP-анализ, и тому подобное представление. Поэтому если вам показывают красиво представленные данные и графики, поинтересуйтесь, на основе каких конкретных данных они строятся и какие ресурсы для ввода этих данных необходимы?
Фразы ведущих презентацию типа: ”Глубокий анализ фактических потерь…” , попросите раскрыть полностью, иначе в реальности рискуете получить поверхностный анализ.
Попробуйте задать вопрос, ответ на который вы знаете, или вообще прикиньтесь незнающим – проверите компетентность специалиста.
Замучайте презентаторов вопросами, и смотрите за их реакцией, если она адекватна сложности вашего вопроса – все в порядке.
Сложный вопрос попросите записать и раскрыть на следующей презентации или подкрепить ссылками на документацию.
Если специалист, ведущий презентацию, уходит от скользких и нерешенных вопросов на другую тему, быстро говорит, лезет в малопонятные дебри, говорит, что это просто – как Excel, то это решено в системе однозначно плохо. Скорее всего, для решения этих проблем потребуется дополнительные финансовые и временные затраты.
После презентации попросите прислать вам коммерческое предложение по проекту внедрения системы, - это поможет сориентироваться по основным моментам и стоимости. Составьте свой перечень задач и их реализации в системе, задайте вендору свои нерешенные вопросы.
Обычно после презентации системы поставщик ИТ-решения предложит бесплатно или платно (в случае ваших сомнений в окончательном выборе) провести обследование на предмет определения объема работ по будущему проекту. Только потом необходимо проанализировать объем решаемых задач системой, учесть прочие параметры и принять решение о выборе. Не хочу писать о том, когда одна или несколько персон заинтересованы получить откат, а поставщик ИТ-решения его сделать - чтобы все прошло удачно.
Учтите, что дорогие и популярные ИТ-решения не всегда гарантируют успех внедрения. Примеры удачного внедрения на подобном вашему предприятию ни о чем не говорят: на вашем предприятии могут оказаться не такие специалисты, другая организационная структура, размер бизнеса, методика, специалисты-консультанты. На успехе могут так же сказаться различные бюджеты и временные рамки проекта.
Аркадий Полынов
Эксперт 12NEWS©
Как провести красивую и успешную презентацию